Umowa o przetwarzaniu danych

1. Cele i podstawy prawne

Niniejszy dokument uzupełnia Politykę prywatności i opisuje logistykę przetwarzania. Dane są przetwarzane w następujących celach:

• Realizacja prośby użytkownika (odpowiedź na formularz lub korespondencję) — podstawa: wykonanie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, lub umowa o usługi informacyjne.
• Zgoda — marketingowe lub analityczne pliki cookie oraz newsletter, jeżeli zostaną uruchomione z osobnym checkboxem.
• Uzasadniony interes — zapewnienie bezpieczeństwa IT, ochrona przed nadużyciami, statystyki zanonimowe o ile nie wymagają zgody według lokalnego prawa.
• Obowiązek prawny — archiwizacja korespondencji tam, gdzie przepis nakazuje zachować dokumentację.

2. Kategorie danych

Przetwarzamy m.in.:

1. dane identyfikacyjne i kontaktowe podane w formularzu;
2. dane techniczne (logi serwera, adres IP);
3. tresć wiadomości i załączniki przekazane dobrowolnie;
4. preferencje dotyczące plików cookie.

Nie przetwarzamy szczególnych kategorii danych, chyba że użytkownik zawrze je w korespondencji — zachęcamy do unikania zbędnych danych wrażliwych.

3. Okresy przechowywania

Dane z formularzy: przez czas obsługi sprawy i następnie przez okres archiwizacji wynikający z wewnętrznej polityki (zwykle nie dłużej niż kilka lat od ostatniego kontaktu), o ile krótszy termin nie wynika z prawa. Logi techniczne: zwykle 12–24 miesiące, chyba że incydent bezpieczeństwa wymaga dłuższego przeglądu. Dane cookie: zgodnie z okresem życia pliku lub do czasu usunięcia przez użytkownika.

4. Podmioty przetwarzające

Zleceniodawcą danych jest operator serwisu dichroitoid.info. Hosting, obsługa poczty i ewentualna analityka mogą być realizowane przez podwykonawców działających na podstawie umów powierzenia i klauzul poufności. Lista kategorii podwykonawców udostępniana jest na żądanie na adres e-mail podany w § 9.

5. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługuje dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, sprzeciw (w zakresie przewidzianym prawem), przenoszenie danych oraz cofnięcie zgody bez wpływu na legalność wcześniejszego przetwarzania. Wnioski realizujemy po uwierzytelnieniu podstawowymi danymi kontaktowymi. Prawo skargi do organu nadzorczego przysługuje zgodnie z miejscem zamieszkania.

6. Środki bezpieczeństwa

Stosujemy szyfrowanie TLS, kontrolę dostępu, umowy z podwykonawcami oraz procedury reagowania na incydenty. Żadna infrastruktura nie daje absolutnej pewności co do braku naruszeń — w razie ryzykownego zdarzenia działamy według obowiązujących zasad powiadamiania.

7. Transfery międzynarodowe

Serwer i przetwarzanie mogą odbywać się w USA. Tam, gdzie prawo Unii Europejskiej lub innej jurysdykcji nakazuje standardowe klauzule umowne lub inny mechanizm transferu, staramy się je stosować przy relacji z podwykonawcami poza strefą objętą decyzją o adekwatności.

8. Zmiany dokumentu

Umowa może być aktualizowana przy zmianie procesów lub przepisów. Obowiązuje wersja z aktualną datą w nagłówku. Istotne zmiany dotyczące celów lub podstaw przetwarzania będą komunikowane dodatkowo, jeśli wymaga tego prawo.

9. Kontakt operatora

Operator: dichroitoid.info, 2001 Bryan Street, Suite 1840, Dallas, TX 75201, USA. Tel.: +1 (214) 638-4729 (24/7), e-mail: [email protected].